Use o E-mail corporativo com eficiência

Mesmo com o crescimento no uso das redes sociais e das mensagens instantâneas o e-mail ainda é a ferramenta de comunicação por texto mais utilizada no ambiente corporativo.

As mensagens enviadas por você podem falar muito mais sobre sua personalidade do que as informações contidas no texto do e-mail. Por exemplo, vocabulário, estilo de escrita, o agradecimento e forma de uso da ferramenta também são avaliados.

Sendo assim vamos conhecer algumas sugestões de como ter uma boa convivência com as mensagens eletrônicas.

Use o e-mail corporativo apenas para trabalho e se você tem dúvidas do que deve ou não ser tratado nesta forma de comunicação é só fazer a pergunta: a mensagem a ser enviada tem conteúdo que pode ser lido pelo seu chefe? Se a resposta for não, então a mensagem deve ir através do e-mail pessoal.

Não utilize o e-mail corporativo para o envio de críticas ou fofocas. Já existem diversos casos no Brasil onde a má utilização do e-mail no trabalho resultou em demissão do colaborador.

As agendas estão cada vez mais apertadas e o dia aparentemente cada vez mais curto então vá direto ao ponto. A sugestão parece fácil, mas nem sempre é simples explicar uma questão complexa a um cliente ou outro colega. Nestas horas talvez uma ligação telefônica seja a forma mais indicada de comunicação.

As abreviações como vc, abcs e bjs estão definitivamente proibidas neste tipo de e-mail. Deixe esta forma de escrita para as mensagens instantâneas. Se existe um nível de intimidade com o destinatário pode-se até utilizar abraços ao final do texto.

Os erros de português podem fazer um verdadeiro estrago na sua imagem assim sempre utilize um dicionário e releia a mensagem antes de enviá-la. Isto permite identificar erros de concordância ou faltas de virgulas que não são avaliados pelo dicionário. Gírias e palavrões nem pensar. Simplesmente não arrisque.

O botão “enviar” também pode ser um problema quando usado inadvertidamente antes da mensagem estar pronta ou para um destinatário incorreto. A dica aqui é só preencher o campo de destinatário quando a mensagem estiver certa, assim caso você clique antes do tempo no botão de enviar nada irá acontecer.

O e-mail corporativo é uma excelente ferramenta de comunicação só precisa ser utilizada com moderação.

Gilberto Sudré

Gilberto Sudre

Perito e Assistente Técnico em Computação Forense. Professor do IFES e coordenador do Laboratório de Pesquisa em Segurança da Informação e Perícia Computacional Forense.. Coordenador do Cisco Academy Support Center Ifes-ASC. Instrutor da Academia Cisco. Instrutor da Academia de Polícia do ES na área de Computação Forense. Professor da EMERJ - Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro no Curso de Aperfeiçoamento de Magistrados – Cibercrimes. Membro da Sociedade Brasileira de Ciências Forenses. Membro da HTCIA - High Technology Crime Investigation Association. Membro do Comitê Técnico CB21/CE27 - Tecnologia da Informação – Técnicas de Segurança da ABNT (Associação Brasileira de Normas técnicas). Membro fundador do DC5527, grupo local da Conferência Internacional de Segurança da Informação DEF CON. Comentarista de Tecnologia da CBN e TV Gazeta. Autor dos livros Antenado na Tecnologia e Redes de Computadores e co-autor dos livros Internet: O encontro de 2 Mundos, Segurança da Informação: Como se proteger no mundo Digital, Marco Civil da Internet, Processo Judicial Eletrônico e Tratado de Computação Forense.

Website: http://gilberto.sudre.com.br

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